지출결의서는 비용이 발생시 회사내부관리상 지출을 사전 승인 요청한다는 관리서류입니다. 동시에 출금전표로 사용하는 회사도 있을 수 있는데, 지출결의서와 전표가 혼용된 지출결의서는 비용 지출시 지출결의서 뒷면에 관련증빙을 첨부하게 됩니다. 또한 지출결의서는 내부통제용이고 경리부서에서만 작성하는 것이 아니고 경리지식이 없는 타부서 직원들도 작성할 수도 있기 때문에 작성 요령을 숙지하고 있어야 합니다.
지출결의서에는 왜 이런 물품을 구매하는지, 어느 부서에서 필요한 물품인지, 언제 대금이 지출되어야 하는지, 결재조건은 무엇인지, 손님 접대시 어느 거래처 손님인지 등등 여부를 결제를 하시는 윗상사 분이나 대표자가 올바른 판단을 하기 위한 기초자료라고 보시면 됩니다. 그러므로 지출결의서 작성은 올바른 회계처리를 하기 위한 기초자료임과 동시에 대표자나 경영진이 올바른 자금집행을 하기 위한 가장 중요한 자료인 것이지요.
지출결의서와 전표가 혼용된 개량 지출결의서의 작성방법은 다음과 같습니다.
1)"발의부서"란은 자금을 사용하는 부서 즉, 타부서에서 부서장의 승인을 받아 지출승인을 경리부에 요청할 때 작성하는 란으로 발의부서란을 보면 어느 부서에서 누가 어떤 용도로 자금을 요청하여 사용했는지 여부를 알 수 있는 것입니다.
2)"경리부서"란은 발의부서나 임. 직원이 자금지원을 요청을 하였을 때 이에 대한 자금이 적재적소에 지출이 될 것인지 여부를 판단하여 "지출승인을 확인하는 란"이라고 볼 수 있습니다. 즉, 자금집행의 최종결정자인 경리책임자 및 임원이나 대표자가 자금결재시 경리부서란에 경리책임자 "날인"이 되어있는 것을 보고 해당자금이 적재적소에 쓰여질 것이라는 객관적인 판단을 하는 것이라고 보시면 됩니다.yes
3)"입력확인"란은 지출결의서를 타부서에서 작성하여 제출시 회계프로그램을 사용하여 전산으로 장부를 입력하는 회사에서는 해당 지출결의서의 "장부입력"여부를 확인하는 란으로서 현금출납부 및 외상매출금원장 등 기타 보조부 작성여부를 확인하는 것입니다.
4)"출납확인"은 발의부서나 임. 직원이 지출결의서를 제출하고 정상적인 결제를 승인 받은 후 해당 자금을 경리부서로 요청시 해당자금이 현금이나 보통예금 등으로 인출여부를 확인하는 란 입니다. 이 경우는 지출결의서를 다른부서로부터 수령하였다 하더라도 결제가 정상적으로 이루어지지 않은 전표와 구분을 할 수 있습니다. 즉 지출결의서상의 "출납확인"이 경리부서에서 날인한 경우는 자금이 지출되었다는 것을 말합니다.
5)"회계일자"는 회계처리일자를 말하며 자금이 지출된 날짜나 세금계산서등을 수령하여 발생주의나 현금주의에 의하여 회계처리를 한 날짜를 기재한 란입니다.
6)"지출예정일자"는 말 그대로 발의부서나 품의부서에서 자금지출을 요청시 언제 얼마를 지출을 해달라는 요청을 하는 란입니다. 지출결의서를 만약 1월20일날 타부서로부터 수령하였다하더라도 "지출예정일자"의 날짜가 1월22일로 되어있다면 1월22일자로 자금을 지출하면 되며 이 경우 회계처리일자는 1월22일이 되는 것입니다.
7)"내역"란은 자금을 지출하려는 용도를 간단히 기술하는 곳입니다. 예를 들어 영업부에서 영업활동을 위한 차량구입을 요청시 동 차량이 왜 필요하고 구입가는 얼마고 누가 운행하는지 여부를 기안하는 품의서나 기안서를 대신하여 자금지출 용도를 간략히 기술하는 것입니다.
8)"첨부"란은 "내역"란이 협소하여 일일히 다 적지 못하는 경우나 자금지출 용도에 따른 참조사항이 있는 경우, 예를 들어 차량구입시 차량종류 및 단가, 할부여부, 비교견적 등 "견적서"등을 지출결의서 이면에 "첨부"한다는 것을 기재하는 란이며 이 경우 "첨부"란에 "견적서"라고 기재가 되어있으면 경리부서 책임자나 대표자는 지출결의서 이면에 첨부된 "견적서"등을 참조하여 자금집행 여부를 결정하는 것이라고 생각하시면 됩니다.yesform
9)"지급처"란은 해당 자금이 지출되는 거래상대방의 거래처명을 기재하는 란입니다. 물론 상대처가 사업자가 아니고 임. 직원 개인이라면 임. 직원개인 이름을 기재하시면 됩니다.YES
10)"비고"란은 지출결의서의 내용에 대하여 참조할 사항이나 "특이사항"이 있는 경우 "비고"란에 기재함으로써 자금집행자가 올바른 판단을 할 수 있도록 특이사항을 기재하는 곳이라고 생각하시면 됩니다.FORM
11)"적요"란은 자금이 지출된 내역을 간단히 기술하는 것입니다. 경리부서에서 지출결의서를 작성할때 금액 다음으로 가장 중요한 사항이 "적요"란 이라고 보시면 됩니다. 이 경우 출금전표란에 작성하도록 되어있습니다.
